Datenschutzhinweise VSN4Future – Engagementtag 2021
Diese Datenschutzhinweise richten sich an alle Nutzer, die an der virtuellen Veranstaltung „Engagementtag 2021“ der Mars Confectionery Supply GmbH teilnehmen.
In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie nach Maßgabe der anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen (insbesondere der EU Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO) über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Ihrer Teilnahme an der virtuellen Veranstaltung und Ihre Rechte als betroffene Person Für besondere Fälle der Datenverarbeitung gibt es ggf. separate Datenschutzhinweise, insbesondere gelten weiterhin die Datenschutzhinweise für Mars-Beschäftigte.
Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:
Mars Confectionery Supply GmbH
Industriering 17
41751 Viersen
Datenschutzbeauftragter
Der Datenschutzbeauftragte, Herr Hendric Borchers, ist über die vorgenannte Postadresse der Mars Confectionery Supply GmbH oder per E-Mail [hendric.borchers@effem.com] errreichbar.
Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Wir verarbeiten die Daten der Teilnehmer an der virtuellen Veranstaltung ("Event"), bei denen es sich um Aussteller, Besucher, Medienvertreter, Partner oder andere handeln kann. Wir erheben die Daten im Rahmen Ihrer Online Registrierung und Profilerstellung und teilweise automatisiert mittels verschiedener Technologien.
Zum Zwecke der Teilnahme am Event erhalten Sie Zugang zu einer virtuellen Plattform, über die sich die Teilnehmer selbst und ggf. Ihr Unternehmen vorstellen (Profil), die Veranstaltung virtuell besuchen, Präsentationen und Vorträge live oder im Nachgang verfolgen können (Teilnahme) und sich treffen und vernetzen können (Kommunikation und Networking).
Um sich für das Event anzumelden, müssen Sie sich online registrieren. Sollte es für das Event separate Tickets geben, so finden Sie als Ticketinhaber weiterführende Informationen hierzu in den gesonderten Datenschutzerklärungen im entsprechenden Ticketshop.
Zur Erstellung des virtuellen Profils (Visitenkarte) werden folgende Daten verarbeitet: Anrede, Titel, Name, Position und Name des Unternehmens/Organisation, Kontaktdaten, Status (Aussteller, Besucher, Fachbesucher, Medienvertreter), Foto (optional), berufliche Interessen und Präferenzen (optional), Social Media Accounts wie z.B. Xing und Linked In (optional) und Kalender ID (optional). Zur Erstellung des Aussteller Profils werden folgende Daten verarbeitet: Ausstellername und -kategorie, Adresse, hinterlegte URL, Ausstellerbeschreibung, Businessarea, Produkte und Visitenkarten und Ansprechpartner.
Für die Teilnahme an virtuellen Events, einschließlich Livestreaming, werden folgende Daten verarbeitet: Name, Unternehmen/Organisation, besuchte Räume, Sessions und erfolgte Interaktionen innerhalb der virtuellen Räume sowie Datum, Uhrzeit und Zeitdauer der Teilnahme.
Für die Kommunikation und das Networking werden folgende Daten verarbeitet: Name, Rolle und Name des Unternehmens/Organisation von Gesprächs- bzw. Chatteilnehmern, Inhalt, Zeitstempel und Verlauf des Chats sowie Datum und Uhrzeit von vereinbarten Terminen, Name des Gesprächspartners, Art des Termins, Notizen zu Termineinträgen, Verfügbarkeit und die Kalender ID.
Zur Navigation auf und für die Sicherheit der Plattform und für Analysezwecke und zur statistischen Auswertung zur Optimierung künftiger Onlineauftritte werden bestimmte Daten automatisiert mittels des Einsatzes bestimmter Technologien erhoben. Hierfür werden sog. Cookies (kleine Dateien) auf den Endgeräten der Nutzer abgelegt, im Webbrowser gespeichert und ausgelesen.
| Name | Eigen/Drittanbieter | Gespeicherte Daten | Zweck | Art des/ der Cookies/ Technologie | Speicherdauer |
|---|---|---|---|---|---|
| XSRF-Token | Eigen | csrf | Sicherheit - Verifizierung der Übertragung | Essentiell/ funktional bzw. technisch notwendig | 2h |
| Expo_x_session | Eigen | Session (Sprach-, Profil- und Rolleneinstellung) | Sicherheit – Einstellungen | Essentiell/ funktional bzw. technisch notwendig | 2h |
Sofern Sie die Registrierung für eine andere Person (Dritter) oder deren Daten einstellen (z.B. Visitenkarten Ihrer Beschäftigten als Aussteller) durchführen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie zur Angabe der Daten berechtigt sind und die betroffenen Personen durch Sie über die Verarbeitung ihrer Daten wie in dieser Datenschutzerklärung beschrieben informiert werden.
Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten gemäß Abschnitt 2 zur Wahrung unseres und Ihres berechtigten Interesses sowie ggf. des Interesses Ihres Unternehmens an der Durchführung Ihrer Teilnahme an der Veranstaltung (Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) (f) DS-GVO). Die vorgenannten essentiellen Cookies dienen der Navigation und Sicherheit der Plattform.
Profil
Die personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um ein Profil bzw. eine virtuelle Visitenkarte beim Event zu erstellen, um neue Kontakte zu gewinnen und sich mit anderen Teilnehmern desselben Events zu vernetzen und/oder als Aussteller zusätzlich Produkte und Dienstleistungen präsentieren zu können.
Livestreaming und Teilnahme an virtuellen Events
Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Organisation und Durchführung von virtuellen Events, Livestreams und zum Abruf von On-Demand-Videos.
Kommunikation und Networking
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um es Teilnehmern zu ermöglichen mit anderen Teilnehmern zu chatten und zu kommunizieren, Treffen einzurichten und zu organisieren, Notizen zu machen, an Treffen in virtuellen Räumen teilzunehmen oder Sitzungen über die Plattform zu streamen sowie zur Vereinbarung und Durchführung von Terminen und Videocalls zwischen verschiedenen Gesprächsbeteiligten.
Analyse und Auswertung zur Optimierung
Wir verarbeiten außerdem personenbezogene Daten, einschließlich durch die vorgenannten eingesetzten Technologien, zur Wahrung unseres berechtigtes Interesse an der Analyse der Teilnahme am Event und der Nutzung der Plattform und zur statistischen Auswertung zur Optimierung künftiger Onlineauftritte (Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) (f) DSGVO). Sie können der Verwendung von Cookies, die technisch für die Funktion und Sicherheit unserer Webseite bzw. Plattform nicht erforderlich sind, über das Cookie-Consent-Tool aktiv zustimmen. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen unter Verwendung nicht essentieller Cookies ist Ihre Einwilligung (Art. 6 (1) (a) DSGVO).
Betroffenenrechte/Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht
Sie haben gegenüber der Mars Confectionery Supply GmbH folgende Rechte nach dem geltenden Datenschutzrecht hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten.
Recht auf Auskunft: Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten über Sie gespeichert sind. Die Auskunftserteilung durch uns ist für Sie kostenfrei. Das Recht auf Auskunft besteht nicht oder nur eingeschränkt, wenn und soweit durch die Auskunft geheimhaltungsbedürftige Informationen offenbart würden, bspw. Informationen, die einem Berufsgeheimnis unterliegen.
Recht auf Berichtigung: Wenn Ihre personenbezogenen Daten, die bei uns gespeichert sind, unrichtig oder unvollständig sind, haben Sie das Recht, jederzeit die Berichtigung dieser Daten zu verlangen.
Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn und soweit die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden oder, wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben. In diesem Fall müssen wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einstellen und diese aus unseren IT-Systemen und Datenbanken entfernen.
Ein Recht auf Löschung besteht nicht, soweit
• die Daten aufgrund einer gesetzlichen Pflicht nicht gelöscht werden dürfen oder aufgrund einer gesetzlichen Pflicht verarbeitet werden müssen;
• die Datenverarbeitung erforderlich ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten sowie das Recht, dass diese Daten an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden. Dieses Recht besteht nur, wenn
• Sie uns die Daten auf der Grundlage einer Einwilligung oder aufgrund eines mit Ihnen abgeschlossenen Vertrages zur Verfügung gestellt haben;
• die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung: Wenn die Verarbeitung Ihrer Daten durch uns auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgt, können Sie jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung durch uns einlegen.
Ihre oben beschriebenen Rechte können Sie als betroffene Person gegenüber der Mars Confectionery Supply GmbH geltend machen (.z.B. indem Sie sich unter den nachfolgenden Wegen an den Datenschutzbeauftragten wenden):
Hendric Borchers
Mars Confectionery Supply GmbH
Industriering 17
41751 Viersen
E-Mail: hendric.borchers@effem.com
Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde
Sie haben zudem das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
Dauer der Datenspeicherung
Im Abschnitt „Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung“ sind für einige Kategorien personenbezogener Daten Angaben zur Speicherdauer enthalten. Teilnehmer können ihre Profildaten jederzeit löschen. Die in Abschnitt „Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung“ genannten personenbezogenen Daten werden spätestens nach Ablauf der festgelegten Frist gelöscht. Die Frist richtet sich nach der geplanten Nutzungsdauer des Events, endet jedoch im Regelfall zum Ende des laufenden Kalenderjahres.
Darüber hinaus werden gespeicherte personenbezogene Daten ggf. früher gelöscht, sobald sie für die Erreichung des jeweiligen Zwecks ihrer Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind. Soweit die Verarbeitung auf der Grundlage einer Einwilligung oder aufgrund eines berechtigten Interesses erfolgt, werden die betreffenden Daten nach Erhalt des Widerrufs der Einwilligung bzw. des Widerspruchs gegen die Verarbeitung nicht mehr für den damit verbundenen Zweck verarbeitet und ggf. gelöscht, es sei denn es liegen gesetzliche Ausnahmetatbestände vor. Ungeachtet dessen werden die personenbezogenen Daten, hinsichtlich derer handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erst nach Ablauf der gesetzlichen Fristen gelöscht.
In Einzelfällen kann sich die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist darüber hinaus verlängern, wenn bspw. die Informationen zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist benötigt werden.